Ein Dokumentenmanagementsystem bezeichnet die Ablage von elektronischen Dokumenten in einer Datenbank. Während der User bei einer herkömmlichen Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem bei der Suche nach Dokumenten nur auf Dateiattribute wie Dateiname, Dateiformat oder Größe zugreifen kann, wird die Suche in einem Dokumentenmanagementsystem um den Dateiinhalt erweitert. Üblicherweise können der elektronischen Datei über sogenannte META-Daten weitere Informationen hinzugefügt werden, die wiederum als Suchkriterium oder für den Datenexport genutzt werden können. Die META-Daten reichern die Datei unabhängig vom Inhalt mit weiteren Informationen an, sie sind der Datei „angeheftet“ ohne den Inhalt des elektronischen Dokuments zu verändern. In die META-Daten könnten Felder wie Rechnungs-, Lieferanten- oder Kundenummern oder das Datum der Bezahlung einer Rechnung aufgenommen werden. In unserem DMS werden die META-Daten durch sogenannte Stempel bereitgestellt. Es können Stempel mit frei definierbaren Feldern erzeugt werden. Die Felder können im Anschluss bei der Bearbeitung der Datei durch einen Klick auf den entsprechenden Text gefüllt werden, sogenanntes Klick-Füllen, sowie händisch als auch automatisch aus anderen Datenbanken gefüllt werden.

Als Angehörige des steuerberatenden Berufes haben wir eine besondere Affinität zu den Themen Datenschutz und Sicherheitskonzepten. Daher haben wir über SSL-Zertifikate Teile der Internetpräsenz, die persönliche Daten abfragen als auch das System, auf denen Ihre Dokumente liegen geschützt. Selbstverständlich werden dabei keine Ihrer Daten auf Serveranlagen außerhalb Deutschlands ausgelagert. Alle von uns und unseren Drittdienstleistern genutzte Server stehen innerhalb Deutschland. Die Buchhaltung selber als auch die Steuererklärungen werden mit den Anwendungen des Marktführers DATEV eG bearbeitet, der mit seinen ausgefeilten mehrstufigen Sicherheitskonzepten für eine sehr hohe Datensicherheit sorgt.

Hinter der Abkürzung CMS steht ein Content Management System. Unternehmensinhalte (Content) können erstellt, bearbeitet und verwaltet werden und stehen dabei vielen Anwendern gleichzeitig zur Verfügung. Verschiedene Zugriffsrechte regeln unter anderem aus Datenschutzerfordernissen die Berechtigungen der einzelnen Anwender.

Was bedeutet es für Sie mit Steuerberatern in der Cloud zusammen zu arbeiten?
Mit der Cloud („Wolke“) nutzen Sie Software nicht inhouse sondern auf einer externen Plattform. Der Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie sich nicht um die Pflege der Hard- und Software kümmern müssen. Da viele Mandanten gemeinsam mit Ihnen – in datenschutzkonform abgeschirmten Bereichen – diese Lösung einsetzen können die Kostenvorteile an Sie weiter gegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie zum Thema Cloud unter http://de.wikipedia.org/wiki/Cloud-Computing.

Der Client ist einfach zu bedienen. Sie legen den Client in die Taskleiste über das X-Symbol rechts oben. Ein Doppelklick bringt den Client wieder als Anwendung in den Vordergrund. Neben Ihrem Profilbild links oben können Sie den  Status für die Anzeige bei Ihren Kontakten ändern (z.B. auf „Beschäftigt“). Dieses funktioniert auch über die rechte Maustaste auf das Symbol in der Taskleiste.

Erst über den Status „Abmelden“ schließen Sie den Client vollständig.

Unternehmen sind in der Praxis von verschiedensten nationalen und internationalen rechtlichen Anforderungen geprägt.

Grundlage für viele dieser Anforderungen sind Aufbewahrungsfristen, in denen bestimmte Inhalte über einen festgeschriebenen längeren Zeitraum aufzubewahren sind. Während dieser Zeit der sogenannten Archivierung dürfen diese Dateien nicht geändert oder gelöscht werden.

Die Aufbewahrungsfristen sind u.a. in § 257 Absatz 4 HGB, § 147 AO und § 14b UStG geregelt.

• 10 Jahre Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte
• 6 Jahre Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente
• 2 Jahre Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger

Da sich gesetzliche Grundlagen stetig ändern sollten Sie sich hierzu bei intern sehr knapp umgesetzten Aufbewahrungsfristen jährlich neu informieren.

Die Cloud-Steuerberater bieten Ihnen mit der technischen Lösung ein System an, welches individuelle Aufbewahrungs-Szenarien umsetzen kann. Sie haben zudem Möglichkeiten Manipulationen an Ihren Dokumenten aufzudecken und das Löschen von Dokumenten gänzlich zu verhindern.